Projektübergabe: Technische Dokumentation leicht gemacht

Die erfolgreiche Übergabe eines Projekts hängt maßgeblich von einer klaren und präzisen technischen Dokumentation ab. Sie stellt sicher, dass alle Beteiligten den aktuellen Stand des Projekts verstehen und nahtlos weiterarbeiten können. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie eine effektive technische Dokumentation erstellen, die den Übergabeprozess erleichtert und den Projekterfolg sichert.

Grundlagen einer effektiven technischen Dokumentation

Definition und Zweck

Eine technische Dokumentation umfasst alle Informationsprodukte, die ein technisches Erzeugnis beschreiben und zu seiner Nutzung, Wartung oder Reparatur anleiten. Sie bereitet die Informationen systematisch auf und strukturiert sie so, dass der jeweilige Zweck vollständig erfüllt wird. (de.wikipedia.org)

Wichtige Bestandteile

Eine umfassende technische Dokumentation sollte folgende Elemente enthalten:

• Produktbeschreibung
• Bedienungsanleitung
• Wartungs- und Reparaturanweisungen
• Sicherheits- und Warnhinweise
• Technische Spezifikationen
• Kontaktinformationen für Support

Best Practices für die Erstellung technischer Dokumentationen

Klarheit und Verständlichkeit

Verwenden Sie eine präzise, klare und verständliche Sprache. Komplexe Konzepte und Anweisungen sollten in einfacher Sprache erklärt werden. Vermeiden Sie technischen Jargon, wo er nicht notwendig ist, und erklären Sie Fachbegriffe, wenn sie verwendet werden müssen. (sl-i.de)

Strukturierung und Layout

Ein übersichtliches Layout erleichtert das Auffinden von Informationen. Nutzen Sie Überschriften und Unterpunkte, um Ihren Text zu gliedern. Dies erleichtert den Lesern die Navigation durch das Dokument und hilft ihnen, die gesuchten Informationen schnell zu finden. (sl-i.de)

Visuelle Unterstützung

Der Einsatz von Grafiken, Illustrationen, Explosionszeichnungen und Bildern ist entscheidend, um technische Konzepte zu veranschaulichen. Sie können helfen, komplexe Informationen zu vereinfachen und das Verständnis zu verbessern. (sl-i.de)

Normen und Richtlinien für technische Dokumentationen

Wichtige Normen

Die Einhaltung von Normen gewährleistet eine konstant hohe Qualität und Nutzungsfreundlichkeit der technischen Dokumentation. Zu den wichtigsten Normen gehören:

• DIN EN 82079: Regelt das Erstellen von Gebrauchsanleitungen, einschließlich Anforderungen an die Qualifikationen der Informationsersteller und Methoden zur Verwaltung der Informationen. (d-velop.de)
• DIN EN 61355: Regelt die Klassifikation und Kennzeichnung von Dokumenten für Anlagen, Systeme und Ausrüstungen. (d-velop.de)
• DIN 199: Definiert die Terminologie in der technischen Produktdokumentation. (d-velop.de)

Rechtliche Anforderungen

Die Einhaltung von Normen ist nicht automatisch rechtlich bindend, kann jedoch in Haftungsfällen von Vorteil sein. EU-Richtlinien und -Verordnungen, wie die Richtlinie 2001/95/EG zur allgemeinen Produktsicherheit, sind hingegen gesetzlich verpflichtend und müssen in nationale Gesetze umgesetzt werden. (d-velop.de)

Checkliste für eine erfolgreiche Projektübergabe

Um sicherzustellen, dass bei der Übergabe von Aufgaben nichts verloren geht, sollten Sie folgende Punkte beachten:

• Dauer der Abwesenheit oder Datum der Projektübergabe festlegen
• Kontaktdaten des neuen Projektverantwortlichen bereitstellen
• Informationen zum laufenden Projekt und zum Projektstand dokumentieren
• Informationen zu wiederkehrenden Aufgaben bereitstellen
• Zugänge zu Dateien, Informationen, Manuals und anderen Ressourcen sicherstellen

(techsmith.de)