Was gehört in eine Datenschutzerklärung?

Eine Datenschutzerklärung ist ein essenzieller Bestandteil jeder Unternehmenswebsite. Sie informiert Besucher transparent darüber, welche personenbezogenen Daten erhoben, wie sie verarbeitet und geschützt werden. Für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) ist es besonders wichtig, eine rechtssichere und verständliche Datenschutzerklärung bereitzustellen, um das Vertrauen der Kunden zu gewinnen und gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden.

Grundlegende Bestandteile einer Datenschutzerklärung

Angaben zum Verantwortlichen

Die Datenschutzerklärung muss den Namen und die Kontaktdaten des Verantwortlichen für die Datenverarbeitung enthalten. Dazu gehören:

• Vollständiger Name bzw. Firmenname
• Geschäftsadresse
• Telefonnummer
• E-Mail-Adresse

Falls ein Datenschutzbeauftragter benannt wurde, sind auch dessen Kontaktdaten anzugeben.

Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Es ist erforderlich, die Zwecke der Datenverarbeitung sowie die entsprechenden Rechtsgrundlagen gemäß Art. 6 DSGVO zu benennen. Typische Zwecke sind:

• Vertragsabwicklung
• Marketingmaßnahmen
• Analyse des Nutzerverhaltens

Die Rechtsgrundlagen können beispielsweise die Einwilligung des Nutzers oder berechtigte Interessen des Unternehmens sein.

Speicherdauer der Daten

Die Datenschutzerklärung sollte klarstellen, wie lange personenbezogene Daten gespeichert werden oder nach welchen Kriterien sich die Speicherdauer richtet. Dies schafft Transparenz und Vertrauen bei den Nutzern.

Weitergabe und Schutz personenbezogener Daten

Empfänger der Daten

Wenn personenbezogene Daten an Dritte weitergegeben werden, muss dies in der Datenschutzerklärung angegeben werden. Mögliche Empfänger sind:

• Auftragsverarbeiter wie IT-Dienstleister
• Versandunternehmen
• Zahlungsdienstleister

Es ist wichtig, die Kategorien der Empfänger zu benennen und den Zweck der Datenweitergabe zu erläutern.

Übermittlung in Drittländer

Werden Daten in Länder außerhalb der EU übermittelt, muss dies angegeben und die entsprechenden Schutzmaßnahmen erläutert werden. Dazu gehören beispielsweise Standardvertragsklauseln oder Angemessenheitsbeschlüsse der EU-Kommission.

Sicherheitsmaßnahmen

Unternehmen sollten darlegen, welche technischen und organisatorischen Maßnahmen ergriffen werden, um die Sicherheit der verarbeiteten Daten zu gewährleisten. Dazu zählen:

• Verschlüsselungstechnologien
• Zugriffsbeschränkungen
• Regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen

Rechte der betroffenen Personen

Auskunftsrecht

Nutzer haben das Recht, Auskunft über die von ihnen gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten. Dies umfasst Informationen über:

• Verarbeitungszwecke
• Datenkategorien
• Empfänger der Daten

Recht auf Berichtigung und Löschung

Betroffene Personen können die Berichtigung unrichtiger Daten oder die Löschung ihrer Daten verlangen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Widerspruchsrecht

Nutzer haben das Recht, der Verarbeitung ihrer Daten zu widersprechen, insbesondere wenn die Verarbeitung auf berechtigten Interessen des Unternehmens basiert.

Beschwerderecht bei Aufsichtsbehörden

Es sollte darauf hingewiesen werden, dass betroffene Personen das Recht haben, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, wenn sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung ihrer Daten gegen die DSGVO verstößt.

Eine vollständige und transparente Datenschutzerklärung ist nicht nur eine gesetzliche Pflicht, sondern stärkt auch das Vertrauen Ihrer Kunden. Falls Sie Unterstützung bei der Erstellung oder Überprüfung Ihrer Datenschutzerklärung benötigen, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Kontaktieren Sie uns über unser Kontaktformular.